Inleiding | Modelovereenkomst

Subsidieovereenkomst tussen De Suriname Conservation Foundation en [naam van de subsidieontvanger] naar aanleiding van bijstand om het [projectnaam] project te ondernemen 

Overeenkomst tussen de Suriname Conservation Foundation hierna te noemen SCF en [naam van de ontvanger van subsidie] hierna te noemen "subsidieontvanger" om het [projectnaam] project te ondernemen hierna te noemen het "project". 

De partijen zijn alsvolgt overeengekomen:

Reikwijdte & doelstellingen

1. Deze overeenkomst geeft de voorwaarden en procedures aan voor het ontvangen van SCF subsidie aan [ naam van subsidieontvanger] zoals beschreven in bijlage __ van deze overeenkomst "het project".

2. Het project is verder beschreven in het projectvoorstel: Behoud en beheer van biodiversiteit in ……………… ingediend bij SCF op [datum van indiening].

3. De bepalingen van deze subsidieovereenkomst zijn onderworpen aan de vereisten neergelegd in het bestuurshandboek van de Stichting met betrekking tot subsidies verleend door de Stichting. Een kopie van het bestuurshandboek is hieraan vastgehecht als bijlage __ en is onderdeel hiervan door verwijzing.

4. De doelstelling van dit project is om ……………..

5. De belangrijkste activiteiten van het project zijn: [geef samenvatting van de belangrijkste activiteiten]:
   
   a.
   b.
   c.

Looptijd 

De looptijd van deze overeenkomst begint op [voeg datum in]. De datum van voltooiing is [voeg datum in], tenzij het eerder wordt beëindigd in overeenstemming met deze overeenkomst of wordt verlengd door wederzijds schriftelijke overeenkomst. Alle activiteiten en uitgaven moeten plaatsvinden tijdens deze periode of worden teruggestort/

Te leveren goederen/ diensten 

[Naam ontvanger subsidie] komt overeen de volgende producten te leveren aan SCF, zoals hieronder aangegeven

1. Interim/kwartaal/halfjaarlijks, technische en financiële rapporten over de periode [data] moeten worden ingediend op [datum]

2. Technische en financiële eindrapporten over de periode [data] moeten worden ingediend op [data]

3. Een accountantsrapport moet worden ingediend op [datum] en moet worden voorbereid voor [datum]

4. Statusrapport voor apparatuur zoals aangegeven in bepaling nr. 7 van deze handleiding

5. Specificeer andere werkproducten, zoals publicaties, seminarpresentaties enz. 

6. De subsidieontvanger komt overeen om het even welk interimrapport en informatie prompt te verstrekken met betrekking tot de projectuitvoering. De Executive Director kan redelijkerwijze een verzoek doen voor een dergelijk rapport van tijd tot tijd tijdens de looptijd van deze overeenkomst. 

7. Alle technische en financiële rapporten zullen worden voorbereid in overeenstemming met het technisch en financieel rapportmodel (zie bepalingen 2 & 3 van deze handleiding)

Correspondentie

Alle berichten, verzoeken of toestemmingen gegeven krachtens deze overeenkomst zullen schriftelijk worden gedaan naar het volgende adres:

Voor de subsidieontvanger: ………………………
………………………
………………………

Voor de SCF: Executive Director
…………………..
…………………..

Subsidiebedrag

Het SCF komt overeen het totale subsidiebedrag van. ………….. over te maken naar de subsidieontvanger volgens de betalingsvoorwaarden hieronder gegeven. Het subsidiebedrag zal worden uitbetaald in overeenstemming met de volgende betalingswijze:

1. 50% bij ondertekening van deze overeenkomst

2. 30% bij indiening van de specifieke voortgangsrapporten en bij voldoende succes van het project

3. 20% bij indiening en bij voldoende succes van de activiteiten die worden aangegeven in het projectdocument van de eindrapporten en alle goederen / diensten die hierboven zijn genoemd.
   
   Het subsidiebedrag zal ook uitbetaald worden in overeenstemming met de projectverzoeken, gebaseerd op redelijke, te anticiperen uitgaven voor goederen en diensten vereist voor het uitvoeren van het project. Dergelijk verzoek om fondsen kan door de subsidieontvanger alleen worden gedaan bij de indiening van het reguliere voortgangsrapport of het eindrapport. SCF zal beslissen over de uitbetaling van de aangevraagde fondsen door het succes van het project te evalueren.

Bijdrage en verplichtingen van SCF

1. De SCF zal de subsidiebedragen tijdig ter beschikking stellen en onder de voorwaarden van deze subsidieovereenkomst. Op verzoek van de subsidieontvanger zal het SCF betalingen doen aan een derde voor diensten of goederen geleverd voor het project.
   
   

2. De SCF behoudt zich het recht voor de uitbetalingen aan te houden op enig tijdstip in geval:
   
   · Het project zich ongunstig ontwikkelt in relatie tot de doelstelling en het plan 
   · Er zich substantiële afwijkingen voordoen van de overeengekomen plannen en begrotingen 
   · Het te leveren product niet wordt geleverd zoals overeengekomen 
   · Het technisch en financieel management van het project niet naar tevredenheid is.
   
   

3. Het SCF behoudt zich het recht voor om de terugbetaling te eisen van de volledige fondsen of een gedeelte van de fondsen verstrekt aan de subsidieontvanger indien de fondsen of een deel van de fondsen blijken te zijn misbruikt of niet naar tevredenheid zijn verantwoord.
   
   

4. Voordat enige uitbetaling wordt aangehouden of terugbetaling wordt gevorderd zullen beide partijen met elkaar overleggen met het oog op het bereiken van een oplossing van de zaak.
   
   

5. Elk verworven belang in de subsidie mag worden gebruikt ten voordele van het project, zoals schriftelijk overeengekomen door de partijen.
   
   

6. Alle fondsen die niet volledig worden aangewend voor één activiteit kunnen na voorafgaande schriftelijke overeenkomst tussen de partijen worden gebruikt ten voordele van andere activiteiten binnen het project.

Bijdrage en verplichtingen van [naam van de subsidieontvanger]

De subsidieontvanger zal alle redelijke inspanningen doen voor de succesvolle uitvoering van het project en:

1. Verklaart hierbij dat hij/zij het project zal aannemen en uitvoeren in overeenstemming met het uitvoeringsprogramma zoals beschreven in het projectdocument;

2. Verklaart hierbij dat hij/ zij de algehele verantwoordelijkheid draagt voor de planning, administratie en uitvoering van het project;

3. Garandeert hierbij dat de subsidie wordt weerspiegeld in de plannen, begrotingen en rekeningen van (naam van subsidieontvanger) en dat boeken worden bijgehouden voor het project in overeenstemming met algemeen aanvaarde grondslagen voor waardering en presentatie. De subsidieontvanger zal ook boeken bijhouden van alle uitgaven betrokken in de uitvoering van het project. Dergelijke boeken zullen aangehouden worden voor een periode van minsten 3 jaar na de beëindiging van het project;

4. Staat hierbij toe dat de bovenstaande boeken en werken worden gecontroleerd door vertegenwoordigers van SCF of accountants aangesteld door SCF en zal alle vragen beantwoorden die door de vertegenwoordigers en accountants worden gesteld;

5. Informeert direct de SCF van enige omstandigheid, die de succesvolle uitvoering van het project in de weg staat of bedreigt;

6. Staat vertegenwoordigers van SCF toe alle relevante locaties te bezoeken die betrekking hebben op deze overeenkomst en alle relevante boeken, goederen en documenten te bekijken;

7. Verklaart hierbij of om het even welk officieel lid van de groep of de gemeenschap een associatie of relatie heeft met SCF bestuursleden. o Ja o Nee
   
   Zo ja, geef ons zijn / haar
   
   Naam: ________________________ Beroep/ titel ______________________
   
   Relatie: ___________________

Inwerkingtreding

Deze overeenkomst treedt in werking na ondertekening van beide partijen.
Ten getuige waarvan de ondergetekenden, handelende namens hun respectievelijke instellingen, deze overeenkomst hebben getekend in tweevoud in ……………….., op,………….., 20___

Bijlagen:

Bijlage - 1 Projectdocument
Bijlage - 2 SCF-bestuurshandboek

 

PDF document

Word document